این پروژه به تجزیه و
تحلیل رویه خرید کالا برای یک سازمان تولیدی می پردازد. برای این سازمان انواع
نمودارهای DFD00, DFD01, Context Diagram یا نمودارهای جریان داده
سطح صفر و یک و همچنین فلوچارت مربوط به دو مورد از درخواست های مهم سیستم و تعیین
وظایف اصلی سیستم تهیه شده است.
* فرآیند خرید کالا :
فرایند خرید با تحویل یک
نسخه از درخواست خرید آغاز میشود. این درخواست توسط انبار ایجاد میشود و باید به
تایید مدیر مالی و مدیر عامل رسیده باشد. پس از این مرحله ابتدا مامور خرید مشخص
شده و درخواست خرید به وی ارجاع داده میشود. در این مرحله سفارشات دسته بندی شده و
سفارشاتی که نیاز به اخذ استعلام یا دریافت پیش فاکتور یا انجام مناقصه دارند وارد
سیکل مربوط به خود میشوند. درصورتی که دریافت قیمت از اخذ پیش فاکتور انجام گیرد،
پس از رویت قیمت توسط تاییدکنندگان قیمت پیش فاکتور، در صورت مناسب بودن قیمت،
تامین کننده انتخاب گردیده و سیکل خرید انجام میگیرد. در تمامی مناقصه های انجام
شده صلاحیت پیمانکاران، فروشندگان و تامین کنندگان که با آنها معامله انجام میشود
توسط واحد های فنی و خرید سازمان بررسی و تصویت هیئت مدیره میرسد.
* فرآیند خرید کالا و
ارجاع سفارشات خرید به مامور خرید :
بعد از ارجاع خرید به
مامور خرید ، در صورتی که برای تامین کالا نیاز به پیش پرداخت باشد، پیش فاکتور از
تامین کننده اخذ و پس از تایید و امضا توسط تایید کنندگان مجاز ، پیش فاکتور تایید
شده به حسابداری خرید جهت صدور چک به حسابداری مالی ارسال میگردد. حسابداری مالی
نیز پس از دریافت پیش فاکتور اقدام به صدور برگ چک و فرم رسید چک مینماید. برگ چک
و فرم رسید چک به مامور خرید تحویل، سند حسابداری صادر و سپس توسط کارمند خرید به
تامین کننده تحویل و کالا خریداری میگرددو فرم رسید چک توسط تامین کننده امضا و به
کارمند خرید برای تحویل به حسابداری مالی عودت داده میشود. در صورتی که پرداخت پیش
پرداخت لازم نباشد، کالا توسط کارمند خرید، خریداری میگردد. سپس فاکتور از تامین
کننده دریافت و کالا به مقصد تعیین شده انتقال داده میشود. فاکتور دریافتی توسط
ناظران مجاز سازمان کنترل و پس از امضا و تایید به رئیس واحد خرید تحویل داده
میشود. در بدو ورود کالا به سازمان فرم ارسال کالا و بارنامه کالا توسط کارمند
خرید به همراه کالا، تحویل انبار میگردد.
انبار بعد از طی مراحل
توضیح داده شده در روش احرایی انبار اقدام به صدور فرم رسید انبار مربوطه به
کالاهای خریداری شده در سه نسخه می نماید، یک نسخه از آن در انبار بایگانی و دو
نسخه دیگر به قسمت خرید ارسال می گردد. یک نسخه از فرم رسید انبار در قسمت خرید
بایگانی و نسخه دوم با ضمیمه فاکتور خرید
به قسمت حسابداری خرید ارسال میشود. در قسمت حسابداری نسبت به صدور فرم گزارش
کارپردازی به همراه یک نسخه رسید انبار و سند حسابداری موقت وفاکتور خرید به
حسابداری مالی ارسال میگردد و در حسابداری مالی توسط مسئول مربوطه اسناد کنترل و
سند حسابداری قطعی صادر می شود.
با توجه به فرم درخواست
صدور چک و سایر اسناد پیوست آن، برگ رسید چک و فرم رسید چک صادر و پس از امضا و
تنظیم چک ، به کارمند خرید جهت تحویل به تامین کننده ارجاع میشود. تامین کننده پس
از دریافت چک، فرم رسید چک را امضا و آن را به کارمند خرید تحویل میدهد، سپس فرم
امضا شده رسید چک به حسابداری مالی عودت داده میشود.
کلیه موارد توضیح داده
شده در قسمت بالا در قالب نمودار های ذکر شده ترسیم و تشریح شده است.